Vacature details

Bedrijf: Gemeente De Ronde Venen
Locatie: Mijdrecht
Werktijd: +/- 5 maanden

Contactpersoon
Ap Weijmer
Croonstadtlaan 111
3641 AL Mijdrecht


Gemeente De Ronde Venen

Stagiaire Secretaresse / Management Assistente (2)

22 augustus 2017

Tussen Amsterdam en Utrecht ligt de gemeente De Ronde Venen in een groen en waterrijk gebied. De gemeente telt ca. 43.000 inwoners en bestaat uit de dorpskernen Abcoude, Amstelhoek, Baambrugge, de Hoef, Mijdrecht, Vinkeveen, Waverveen en Wilnis. Gelegen in Het Groene Hart is het een aantrekkelijke woongemeente, met goede voorzieningen op het gebied van sport en recreatie. Het gemeentehuis staat in Mijdrecht.

De gemeentelijke organisatie is sterk in beweging en werkt aan een steeds hogere kwaliteit van leef- en woonomgeving voor burgers, bedrijven en instellingen. Wisselwerking met de inwoners staat hoog in het vaandel. Medewerkers hebben veel verantwoordelijkheid en toetsen hun inspanningen voortdurend aan de belangen van de inwoners, de uitgezette koers van de gemeente en het beoogde resultaat.

De gemeente De Ronde Venen is een platte organisatie met vier afdelingen en heeft een gemeentesecretaris en een concernstaf. Voor de afdeling Dienstverlening bieden wij de volgende stageplaats aan:

 Stagiaire Secretaresse / management assistente (2)

voor 32 tot 36 uur per week / vacaturenummer S17.02

De belangrijkste werkzaamheden van de functie zijn:

·         Dagelijks agendabeheer van de teamleider: op basis van inzicht prioriteren en afspraken maken, deelnemers uitnodigen en vergaderruimtes reserveren. Ter voorbereiding voor de diverse overleggen van de teamleider maak je de stukken gereed;

·         Zelfstandige behandeling e-mail van zowel de teamleider als jezelf: lezen, interpreteren, vervolgacties uitzetten en bewaken;

·         Agenda nakijken op gemaakte afspraken en overleggen waar nodig welke (dubbele)  afspraak de hoogste prioriteit heeft;

·         M.b.t. het wekelijks overleg met de teamleiders en het afdelingshoofd: agenda verspreiden, vergaderruimtes regelen, stukken verzamelen, aanleveren en plaatsen;

·         Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);

·         Stukken verzamelen, printen, ordenen en klaarleggen voor de vergaderingen;

·         Notuleren bij afdeling- en teamoverleg;

·         Telefonisch afspraken maken met externe klanten en ketenpartners;

·         Alle andere voorkomende secretariële taken.

Wij zoeken
Je volgt een secretariële opleiding op MBO niveau 3/4. Je bent een zelfstandige collega met organisatorisch inzicht en je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving. Verder ben je klantgericht en representatief. Je kunt prioriteiten stellen en hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je hebt een dienstverlenende en proactieve instelling. Je bent positief, toont initiatief en stressbestendig.

Verder heb je kennis van en vaardigheid met Word en Excel.

Wij bieden

De duur is bij voorkeur vijf maanden of langer en wordt in overleg vastgesteld aan de hand van de voor jou geldende stage eisen. Voor de stage bieden wij een marktconforme vergoeding van € 364,00 (op basis van een 36-urige werkweek). Ook is er tijd en aandacht voor eventuele opdrachten vanuit jouw opleiding.

 Stageplatform

Onderdeel van de stage is deelname aan De Jonge Venen. De gemeente draagt graag bij aan de ontwikkeling en opleiding van jongeren. Het platform dient ervoor te zorgen dat de stagiaires binnen de organisatie hun krachten bundelen, ervaringen en kennis delen, de gemeente van organisatieadviezen voorzien en werken aan hun eigen loopbaan.

 
Reageren
Heb je interesse in deze verantwoordelijke, veelzijdige en vooral leuke stage, stuur dan jou CV en motivatie naar a.weijmer@derondevenen.nl

Wil je meer informatie? Bel dan met Cathy Schulein 0297-291671.

 Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

 

Terug naar vorige pagina